Apa itu Faktur Penjualan: Jenis, Kegunaan, dan Cara Membuat

Faktur penjualan atau disebut juga invoice merupakan salah satu komponen yang penting dalam pembukuan suatu perusahaan. Ini juga merupakan bukti sah sebuah transaksi jual beli. Ingin tahu lebih detil? Simak penjelasan berikut ini!

Apa Itu Faktur Penjualan?

Faktur penjualan merupakan daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan atau pembeli. Faktur dikenal juga dengan sebutan invoice, lalu khusus faktur penjualan disebut sales invoice.

Tertera jelas di dalam faktur tentang nama produk yang dibeli, jumlahnya, dan juga nominal yang harus dibayarkan.

Umumnya faktur akan dibuat 3 rangkap, yaitu untuk arsip penjualan, untuk laporan keuangan, dan untuk pembeli. Invoice untuk pembeli biasanya diberikan pada pembeli setelah pembeli melakukan pelunasan.

Sebagai bukti transaksi yang sah, faktur diperlukan apabila pembeli ingin klaim kerusakan atau kekurangan produk di kemudian hari apabila masih ada garansi yang disepakati. Khusus untuk penjual, fungsi faktur yaitu untuk melakukan pencatatan atau pembukuan.

Jenis Faktur Penjualan

Terdapat paling tidak 3 jenis invoice penjualan. Berikut penjelasannya:

1. Faktur Standar

Ini merupakan jenis yang paling sederhana dan paling umum dijumpai. Informasi yang ada dalam faktur standar biasanya terdiri dari:

• Tanggal pengiriman
• Nama penjual
• Nomor referensi
• Informasi kontak penjual
• Tanggal jatuh tempo
• Daftar produk atau jasa yang dibeli
• Harga produk atau jasa
• Jumlah yang harus dibayar
• Instruksi pembayaran

2. Faktur Proforma

Proforma invoice adalah faktur yang disediakan oleh supplier sebelum menyediakan barang maupun jasa.

Jadi invoice ini akan dikirimkan ke pelanggan sebelum mereka menerima produk. Ini berguna agar pelanggan dapat memperkirakan biaya produk, biaya pengiriman, dan biaya lainnya dalam transaksi.

Pada dasarnya faktur ini dapat juga disebut proposal penjualan karena transaksi jual beli belum pasti disetujui dan dapat terjadi.

3. Faktur Konsuler

Invoice jenis ini dibuat khusus untuk perdagangan ekspor impor. Faktur konsuler dilegalisasi oleh perwakilan negara pengimpor melalui kedutaan besar negara pengimpor yang berkedudukan di negara pengekspor. Umumnya jenis yang satu ini dibutuhkan negara untuk mengumpulkan pajak dan bea cukai.

Selain ketiga jenis di atas, faktur juga bisa dibedakan berdasarkan bentuknya, yaitu faktur cetak dan faktur elektronik atau disebut juga e-faktur.

Adanya e-faktur ini pada dasarnya adalah hasil dari perkembangan teknologi. Jika dibandingkan jenis cetak, jenis elektronik ini dianggap lebih mudah dikelola dan disimpan, lalu tentu saja dapat mengurangi biaya operasional untuk mencetaknya.

Kegunaan Faktur Penjualan

Invoice memiliki beberapa fungsi baik itu terkait perpajakan dan pembukuan. Berikut beberapa fungsi dan manfaatnya:

1. Bukti transaksi untuk pelaporan pajak.
2. Bukti transaksi untuk menyusun laporan keuangan.
3. Informasi sah besarnya tagihan dan tenggat pembayaran yang diketahui oleh pelanggan.
4. Bukti transaksi untuk klaim apabila ada kesalahan pada produk yang diterima oleh pelanggan.
5. Bukti resmi yang mencantumkan harga produk agar bisa dijadikan rujukan apabila produk akan dijual kembali ke pihak lain.
6. Alat analisis bisnis yang membantu penjual untuk melihat pola pembelian yang disenangi pelanggan. Penjual kemudian bisa menyusun strategi bisnis dengan pertimbangan pola tersebut.

Komponen Faktur Penjualan

Cara membuat faktur penjualan adalah dengan membuat template yang berisikan komponen-komponen yang ada dalam faktur. Nantinya kamu hanya perlu mengisi data yang diperlukan sesuai dengan transaksi.

Pada dasarnya tidak ada format wajib dari sebuah penjualan. Setiap perusahaan dapat memiliki bentuk faktur yang berbeda-beda. Meskipun begitu, ada beberapa komponen yang sangat penting di dalam faktur, yaitu:

1. Identitas Perusahaan

Informasi yang lebih lengkap dapat membuat faktur terlihat lebih menarik. Selain itu, faktur juga dapat dijadikan sebagai media promosi perusahaan.

Beberapa hal yang perlu ditampilkan adalah seperti nama perusahaan, logo dan slogan, alamat perusahaan, dan informasi kontak.

2. Nama Pelanggan

Selain nama dan alamat perusahaan, nama dan alamat pelanggan juga harus tertera dalam faktur. Pastikan nama dan alamat ditulis dengan jelas.

Apabila nama yang ditulis salah, ini bisa membuat pelanggan tersinggung dan pihak penjual terlihat tidak profesional.

3. Kode Transaksi

Nomor atau kode transaksi harus berbeda-beda untuk setiap transaksi agar setiap transaksi dapat tercatat dengan baik. Nomor ini akan menjadi identitas dari faktur atau transaksi tersebut.

Setiap perusahaan dapat membuat aturan penomorannya sendiri, tapi yang jelas formatnya harus dibuat rapi agar mempermudah pencatatan.

4. Waktu Transaksi

Waktu transaksi bisa berupa tanggal atau bahkan jam transaksi. Selain waktu transaksi, tanggal lain yang mungkin tercantum adalah tanggal diterbitkannya faktur dan tanggal batas akhir pembayaran.

5. Detail Transaksi

Ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam sebuah invoice. Kamu harus mencantumkan dengan jelas nama barang, jumlah barang, harga satuan, diskon, dan total harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

Apabila ada permintaan khusus terkait produk yang diminta oleh pelanggan, tuliskan juga pada bagian ini.

6. Informasi Pembayaran

Selanjutnya pembeli mencantumkan informasi pembayaran seperti nomor rekening dan dapat juga dilengkapi petunjuk pembayaran apabila diperlukan.

7. Nama dan Tanda Tangan

Umumnya invoice juga bisa dilengkapi dengan nama dan tanda tangan dari kedua belah pihak, yaitu yang melakukan pembayaran dan menerima pembayaran tersebut.

Setelah pembayaran selesai, biasanya dibubuhkan juga cap perusahaan sebagai tanda pengesahan invoice tersebut.