Ketika bisnis mulai berjualan melalui website, salah satu keputusan yang sering membingungkan adalah menentukan cara menerima pesanan dan pembayaran. Ada bisnis yang memilih payment gateway, sementara bisnis lainnya lebih nyaman menggunakan WhatsApp Order. Keduanya sama-sama dapat membantu menghasilkan transaksi, tetapi mekanisme, tujuan, dan kebutuhan teknisnya sangat berbeda.

Secara sederhana, payment gateway berfokus pada pemrosesan pembayaran, sedangkan WhatsApp Order lebih berfokus pada komunikasi, konsultasi, dan pengumpulan pesanan melalui chat. Bank Indonesia mendefinisikan payment gateway sebagai layanan elektronik yang memungkinkan pedagang memproses transaksi pembayaran menggunakan instrumen seperti kartu, uang elektronik, dan kanal pembayaran tertentu. Penyelenggara payment gateway merupakan salah satu Penyelenggara Jasa Sistem Pembayaran yang memerlukan izin dari Bank Indonesia.

Sementara itu, WhatsApp Business menyediakan fitur katalog yang memungkinkan pelanggan melihat produk atau layanan, mengirim pertanyaan, dan bahkan memasukkan beberapa produk ke keranjang sebelum mengirim pesanan kepada bisnis. WhatsApp menjelaskan bahwa pesanan yang dikirim melalui keranjang belum menjadi pesanan final sampai dikonfirmasi oleh penjual.

Perbedaan tersebut membuat keduanya tidak selalu harus dipertentangkan. Sebuah bisnis bahkan dapat menggunakan website + WhatsApp Order + payment gateway sekaligus, dengan masing-masing memiliki fungsi berbeda.

Lalu, mana yang lebih cocok untuk bisnis Anda?

Artikel ini membahas payment gateway vs WhatsApp Order secara praktis, mulai dari cara kerja, kelebihan, kekurangan, biaya dan proses operasional, hingga situasi kapan sebaiknya menggunakan salah satunya atau menggabungkan keduanya.

Apa Itu Payment Gateway?

Payment gateway adalah sistem yang membantu merchant atau bisnis memproses pembayaran secara elektronik melalui berbagai metode pembayaran.

Dalam praktiknya, payment gateway dapat menyediakan beberapa pilihan pembayaran dari satu integrasi. Bergantung pada penyedia dan konfigurasi merchant, pilihan tersebut dapat mencakup transfer bank atau virtual account, kartu, e-wallet, QRIS, pembayaran di gerai, direct debit, dan metode lainnya.

Contohnya, Midtrans saat ini menyediakan berbagai metode pembayaran seperti kartu, bank transfer, e-wallet, QRIS, over-the-counter, dan cicilan tanpa kartu.

Xendit juga menyediakan berbagai metode pembayaran di Indonesia, termasuk virtual account, kartu, e-wallet, QRIS, retail outlet, direct debit, dan PayLater.

Dari sisi pelanggan, pengalaman sederhananya terlihat seperti:

Pilih Produk
      ↓
Checkout
      ↓
Pilih Pembayaran
      ↓
Bayar
      ↓
Pembayaran Diverifikasi
      ↓
Pesanan Diproses

Sistem payment gateway dapat membantu mengurangi pekerjaan manual karena status pembayaran dapat disampaikan ke sistem merchant melalui mekanisme yang tersedia dalam integrasi penyedia.

Contoh Payment Gateway pada Website

Misalnya sebuah toko online menjual kursi roda seharga Rp2.500.000.

Pelanggan:

Pilih Kursi Roda
      ↓
Tambah ke Keranjang
      ↓
Checkout
      ↓
Pilih QRIS
      ↓
Bayar
      ↓
Status "Berhasil"
      ↓
Pesanan Diproses

Pelanggan tidak perlu menunggu admin mengonfirmasi screenshot transfer secara manual sebelum pesanan dapat diproses.

Untuk bisnis dengan jumlah transaksi tinggi, otomatisasi semacam ini dapat menghemat banyak pekerjaan operasional.

Apa Itu WhatsApp Order?

WhatsApp Order adalah metode pemesanan yang menggunakan WhatsApp sebagai kanal komunikasi antara pelanggan dan bisnis.

Metode ini sangat cocok ketika proses pembelian membutuhkan percakapan.

Misalnya pelanggan melihat produk di website, kemudian menekan:

Pesan via WhatsApp

Pelanggan diarahkan ke chat bisnis.

Percakapan kemudian dapat berlangsung seperti:

Pelanggan:
Saya mau pesan 10 pcs.

Admin:
Baik. Untuk pengiriman ke Bekasi atau Jakarta?

Pelanggan:
Bekasi.

Admin:
Total dengan ongkir Rp850.000.
Pembayarannya bisa transfer atau QRIS.

WhatsApp Business sendiri menyediakan katalog yang memungkinkan bisnis menampilkan produk atau layanan beserta informasi seperti nama, gambar, deskripsi, harga pada negara tertentu, tautan website, dan kode produk.

Fitur keranjang juga memungkinkan pelanggan memilih beberapa item sekaligus dan mengirimkannya kepada bisnis melalui chat. WhatsApp menjelaskan bahwa setelah keranjang dikirim, bisnis akan menerima detail pesanan dan dapat melanjutkan pembicaraan mengenai pembayaran.

Artinya, WhatsApp Order lebih dekat dengan konsep sales conversation daripada sistem pembayaran otomatis.

Payment Gateway vs WhatsApp Order: Perbedaan Utama

Perbedaan keduanya bisa dirangkum sebagai berikut:

Perbedaan paling penting adalah payment gateway mengoptimalkan proses pembayaran, sedangkan WhatsApp Order mengoptimalkan percakapan dan proses pemesanan.

Kelebihan Payment Gateway

1. Pembayaran Lebih Terstruktur

Payment gateway memungkinkan pelanggan memilih metode pembayaran dari halaman checkout.

Pilihan tersebut dapat mencakup berbagai metode seperti kartu, transfer, e-wallet, dan QRIS. Contohnya, Midtrans dan Xendit menyediakan beberapa kategori metode pembayaran melalui satu integrasi.

Hal ini membuat pengalaman checkout menjadi lebih terstandarisasi.

2. Mengurangi Verifikasi Manual

Jika pelanggan membayar melalui transfer bank biasa, admin mungkin harus memeriksa mutasi rekening atau meminta bukti pembayaran.

Dengan payment gateway, status pembayaran dapat diintegrasikan dengan sistem website sehingga bisnis dapat mengetahui status transaksi tanpa mengandalkan percakapan satu per satu.

Xendit, misalnya, menyediakan notifikasi transaksi secara real time serta fitur otomatisasi untuk refund, settlement, dan rekonsiliasi.

3. Cocok untuk Transaksi dalam Jumlah Besar

Bayangkan toko online mendapatkan:

5 pesanan/hari

Verifikasi manual mungkin masih mudah.

Tetapi ketika menjadi:

500 pesanan/hari

proses manual akan jauh lebih sulit.

Payment gateway membantu membuat proses checkout dan status transaksi menjadi lebih terstruktur.

4. Mendukung Berbagai Metode Pembayaran

Satu integrasi dapat membuka banyak pilihan pembayaran.

Bank Indonesia juga menetapkan QRIS sebagai standar pembayaran QR di Indonesia, sehingga satu QRIS dapat digunakan pelanggan dengan berbagai instrumen pembayaran yang mendukungnya.

Bagi bisnis ecommerce, semakin banyak opsi pembayaran yang relevan dapat membuat pengalaman checkout lebih fleksibel.

Kekurangan Payment Gateway

Payment gateway juga bukan solusi tanpa konsekuensi.

Ada Biaya Transaksi

Setiap penyedia memiliki struktur biaya yang berbeda dan dapat berubah berdasarkan metode pembayaran, produk, volume, atau jenis transaksi.

Karena harga layanan berubah dari waktu ke waktu, biaya spesifik sebaiknya diperiksa langsung pada halaman resmi penyedia sebelum mengambil keputusan. [data perlu diperbarui]

Membutuhkan Integrasi

Payment gateway memerlukan integrasi dengan website atau aplikasi.

Pada platform tertentu, integrasi dapat dilakukan menggunakan plugin. Pada sistem custom seperti Laravel, integrasi biasanya dilakukan melalui API atau SDK sesuai dokumentasi penyedia.

Tidak Cocok untuk Semua Jenis Pesanan

Jika harga selalu berubah karena ukuran, material, jumlah, lokasi pengiriman, atau kebutuhan custom, checkout otomatis justru dapat menjadi rumit.

Kelebihan WhatsApp Order

1. Lebih Personal

Keunggulan terbesar WhatsApp Order adalah kemampuan berkomunikasi langsung.

Pelanggan dapat bertanya:

“Yang ukuran 5 meter ada?”

“Bisa custom warna?”

“Kalau pesan 100 pcs dapat harga grosir?”

Pertanyaan seperti ini sulit ditangani secara optimal jika checkout hanya berupa formulir standar.

2. Cocok untuk Produk Custom

Misalnya bisnis menawarkan:

• furniture custom,
• jasa konstruksi,
• percetakan,
• souvenir,
• pakaian custom,
• catering,
• jasa servis,
• atau produk B2B.

Harga akhir mungkin tidak bisa ditentukan hanya dari satu harga tetap.

Dalam kondisi tersebut, WhatsApp dapat menjadi pintu masuk menuju proses konsultasi.

3. Pesanan Lebih Fleksibel

WhatsApp memungkinkan pelanggan menjelaskan kebutuhan dengan bahasa sehari-hari.

Contoh:

“Saya butuh AC untuk ruangan kantor sekitar 80 meter persegi. Bisa sekalian pemasangan?”

Admin kemudian dapat memberikan rekomendasi.

Proses seperti ini lebih fleksibel daripada pelanggan harus mencari sendiri semua spesifikasi melalui halaman checkout.

4. Tidak Memerlukan Checkout yang Kompleks

Bisnis kecil yang baru mulai berjualan online mungkin belum membutuhkan sistem ecommerce yang lengkap.

Website dapat cukup menampilkan katalog:

Produk
Harga
Deskripsi
Foto
[Pesan via WhatsApp]

Ketika tombol diklik, pelanggan masuk ke chat.

WhatsApp memang menyediakan fitur berbagi katalog dan tautan produk sehingga katalog dapat dibagikan melalui chat maupun kanal lain.

Kekurangan WhatsApp Order

1. Banyak Proses Manual

Semakin banyak order, semakin besar pekerjaan admin.

Contohnya:

Pesan masuk
↓
Admin membalas
↓
Cek stok
↓
Hitung total
↓
Hitung ongkir
↓
Kirim rekening
↓
Tunggu pembayaran
↓
Cek pembayaran
↓
Konfirmasi

Semua tahapan tersebut dapat membutuhkan interaksi manusia.

2. Sulit Diskalakan

Satu admin mungkin dapat menangani beberapa percakapan sekaligus.

Tetapi ketika chat masuk secara bersamaan dalam jumlah besar, respons dapat melambat.

WhatsApp sendiri menekankan pentingnya bisnis merespons pelanggan; mereka juga menyediakan mekanisme pelaporan ketika pelanggan tidak mendapatkan respons dari bisnis.

3. Data Lebih Sulit Dianalisis

Jika transaksi terjadi hanya melalui chat, data order dapat tersebar di berbagai percakapan.

Anda mungkin harus mencatat secara manual:

Nama
Produk
Jumlah
Harga
Ongkir
Total
Status Pembayaran
Status Pengiriman

Tanpa CRM atau sistem backend, proses ini berpotensi menghasilkan kesalahan.

Kapan Harus Menggunakan Payment Gateway?

Payment gateway sangat cocok ketika bisnis memiliki transaksi yang terstruktur dan berulang.

Contoh bisnis:

Ecommerce

Produk sudah memiliki harga tetap.

Produk
→ Keranjang
→ Checkout
→ Bayar

Kursus Online

Pelanggan memilih paket:

Basic
Professional
Premium

kemudian langsung melakukan pembayaran.

Tiket dan Reservasi

Pelanggan memilih:

Tanggal
→ Paket
→ Jumlah Orang
→ Bayar

Produk Digital

Misalnya:

• ebook,
• software,
• template,
• membership,
• subscription.

Jenis transaksi seperti ini sangat cocok untuk otomatisasi.

Kapan Harus Menggunakan WhatsApp Order?

WhatsApp Order lebih cocok ketika percakapan menjadi bagian penting dari proses pembelian.

Misalnya:

Produk Custom

Pelanggan perlu menjelaskan spesifikasi sebelum mengetahui harga.

Jasa Profesional

Calon pelanggan harus berkonsultasi terlebih dahulu.

B2B

Pembelian mungkin melibatkan jumlah besar, negosiasi, quotation, dan kebutuhan teknis.

Harga Tidak Tetap

Harga dapat berubah berdasarkan:

Material
+
Jumlah
+
Ukuran
+
Lokasi
+
Spesifikasi

Bisnis yang Mengutamakan Konsultasi

Misalnya:

Pelanggan
↓
Konsultasi
↓
Rekomendasi
↓
Quotation
↓
Pembayaran
↓
Produksi

Dalam situasi ini, memaksa seluruh proses menjadi checkout otomatis belum tentu memberikan pengalaman terbaik.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Keduanya?

Untuk banyak bisnis, jawabannya justru:

Gunakan payment gateway dan WhatsApp Order secara bersamaan.

Misalnya pada halaman produk:

[ Beli Sekarang ]
[ Pesan via WhatsApp ]

Tombol pertama membawa pengguna ke checkout.

Tombol kedua membuka percakapan.

Dengan pendekatan tersebut, pelanggan dapat memilih pengalaman yang sesuai.

Pelanggan yang Sudah Siap Membeli

Produk
↓
Beli Sekarang
↓
Payment Gateway
↓
Pembayaran

Pelanggan yang Masih Memiliki Pertanyaan

Produk
↓
Pesan via WhatsApp
↓
Konsultasi
↓
Quotation
↓
Payment Gateway / Transfer

Strategi seperti ini memungkinkan bisnis mengakomodasi dua perilaku pelanggan yang berbeda.

Bagaimana Jika Website Menggunakan WooCommerce?

WooCommerce dapat digunakan untuk kedua pendekatan.

Misalnya:

Produk
↓
Add to Cart
↓
Checkout
↓
Payment Gateway

Sementara produk tertentu dapat memiliki:

[ Pesan via WhatsApp ]

untuk pelanggan yang membutuhkan konsultasi.

Pendekatan ini sering masuk akal ketika satu website memiliki produk standar sekaligus produk yang bersifat custom.

Contohnya:

Bagaimana Jika Website Menggunakan Laravel?

Pada Laravel, kedua mekanisme juga dapat dibangun sesuai kebutuhan.

Payment gateway dapat dihubungkan ke aplikasi melalui API.

Contoh arsitektur:

Laravel
   ↓
Create Order
   ↓
Payment Gateway
   ↓
Customer Payment
   ↓
Payment Notification
   ↓
Laravel Update Order
   ↓
Order Paid

Sementara WhatsApp Order dapat menggunakan pola:

Laravel
   ↓
Product Data
   ↓
Generate WhatsApp Message
   ↓
WhatsApp
   ↓
Admin

Untuk bisnis yang membutuhkan sistem custom, Laravel memberikan fleksibilitas untuk menentukan kapan order masuk, bagaimana data disimpan, bagaimana status pembayaran diperbarui, dan bagaimana admin memproses pesanan.

Namun, integrasi pembayaran sebaiknya mengikuti dokumentasi resmi dan persyaratan penyedia payment gateway yang digunakan.

Bagaimana Memilih Payment Gateway di Indonesia?

Jangan hanya melihat jumlah metode pembayaran.

Pertimbangkan:

Metode Pembayaran

Periksa apakah penyedia mendukung metode yang benar-benar digunakan target pelanggan, seperti QRIS, transfer bank, e-wallet, kartu, atau metode lainnya.

Midtrans dan Xendit saat ini menyediakan berbagai metode pembayaran untuk pasar Indonesia.

Integrasi

Periksa apakah tersedia:

Plugin
API
SDK
Webhook
Dokumentasi

Settlement

Perhatikan bagaimana dan kapan dana diteruskan kepada merchant.

Refund dan Rekonsiliasi

Untuk bisnis dengan transaksi tinggi, kemampuan mengelola refund dan rekonsiliasi dapat menjadi sangat penting. Xendit, misalnya, menyediakan otomatisasi terkait refund, settlement, dan rekonsiliasi.

Keamanan dan Kepatuhan

Periksa status legal, keamanan, dokumentasi, serta persyaratan yang berlaku.

Bank Indonesia menyatakan bahwa penyelenggara payment gateway merupakan bagian dari Penyelenggara Jasa Sistem Pembayaran dan memerlukan izin BI sesuai ketentuan yang berlaku.

Cara Menentukan Pilihan Berdasarkan Model Bisnis

Gunakan tabel berikut sebagai panduan cepat:

Tidak ada sistem yang selalu paling unggul.

Pilihan terbaik adalah yang paling sesuai dengan cara pelanggan membeli produk atau jasa Anda.

Apakah WhatsApp Order Berarti Tidak Profesional?

Tidak.

WhatsApp Order justru dapat sangat profesional ketika digunakan dengan proses yang jelas.

Misalnya website memiliki:

Produk
↓
Pesan via WhatsApp
↓
Template Pesanan
↓
Admin
↓
Quotation
↓
Payment Link
↓
Pembayaran
↓
Order Diproses

Yang membuat sistem terlihat profesional bukan apakah order dilakukan melalui WhatsApp atau payment gateway.

Yang penting adalah:

• informasi produk jelas,
• respons cepat,
• harga transparan,
• proses pembayaran jelas,
• data pesanan tercatat,
• dan pelanggan mengetahui langkah berikutnya.

WhatsApp sendiri mendukung katalog, detail produk, tautan produk, dan keranjang yang membantu bisnis menjalankan proses pemesanan melalui percakapan.

Strategi Terbaik: Jadikan WhatsApp sebagai Sales Channel dan Payment Gateway sebagai Payment Channel

Ini adalah cara berpikir yang lebih tepat.

WhatsApp dapat berfungsi sebagai:

sales channel

sedangkan payment gateway berfungsi sebagai:

payment channel

Contohnya:

Website
   ↓
Calon pelanggan
   ↓
WhatsApp
   ↓
Konsultasi
   ↓
Penawaran
   ↓
Payment Link
   ↓
Payment Gateway
   ↓
Pembayaran

Dengan begitu, Anda tidak harus memilih salah satunya.

Bisnis dapat menggunakan WhatsApp ketika pelanggan membutuhkan bantuan dan payment gateway ketika pelanggan sudah siap melakukan pembayaran.

FAQ: Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan payment gateway dan WhatsApp Order?

Payment gateway digunakan untuk memproses pembayaran secara elektronik, sedangkan WhatsApp Order digunakan untuk menerima dan membahas pesanan melalui percakapan.

Apakah WhatsApp Order bisa digunakan untuk ecommerce?

Bisa. WhatsApp Business memiliki katalog dan fitur keranjang yang memungkinkan pelanggan memilih produk dan mengirimkan order kepada bisnis. Namun, pesanan belum dianggap final sampai dikonfirmasi oleh penjual.

Apakah WhatsApp Order bisa menerima pembayaran?

WhatsApp Order dapat digunakan untuk proses pemesanan dan pembicaraan mengenai pembayaran. Cara pembayaran selanjutnya dapat disepakati antara bisnis dan pelanggan. WhatsApp sendiri menjelaskan bahwa setelah pelanggan mengirim order melalui keranjang, bisnis akan menghubungi pelanggan untuk membahas opsi pembayaran.

Apakah payment gateway lebih cocok untuk toko online?

Umumnya ya, terutama ketika produk memiliki harga dan proses checkout yang terstruktur. Payment gateway membantu menyediakan berbagai metode pembayaran dan otomatisasi status transaksi.

Apakah bisnis jasa sebaiknya menggunakan WhatsApp Order?

Sering kali cocok, terutama jika calon pelanggan perlu berkonsultasi terlebih dahulu sebelum mendapatkan harga atau penawaran.

Apakah bisnis bisa menggunakan WhatsApp Order dan payment gateway sekaligus?

Bisa, dan kombinasi tersebut sering sangat berguna. WhatsApp dapat digunakan untuk konsultasi dan sales, sementara payment gateway digunakan untuk pembayaran setelah pelanggan siap melakukan transaksi.

Apakah payment gateway gratis?

Struktur biaya berbeda-beda antarpenyedia dan metode pembayaran. Beberapa penyedia tidak mengenakan biaya pendaftaran, tetapi mengenakan biaya pada transaksi berhasil. Detail biaya harus diperiksa pada penyedia yang digunakan karena dapat berubah. [data perlu diperbarui] Xendit dan Midtrans, misalnya, saat ini menjelaskan model biaya transaksi pada layanan mereka.

Apakah payment gateway aman?

Payment gateway merupakan bagian dari infrastruktur pemrosesan pembayaran dan penyelenggaranya berada dalam kerangka regulasi sistem pembayaran. Namun, keamanan transaksi juga bergantung pada implementasi merchant, konfigurasi website, akun, integrasi API, dan praktik keamanan secara keseluruhan. Bank Indonesia menetapkan persyaratan terkait keamanan dan keandalan sistem serta perlindungan konsumen bagi penyelenggara sistem pembayaran.

Kesimpulan

Membandingkan payment gateway vs WhatsApp Order sebenarnya bukan tentang mencari satu metode yang paling unggul.

Keduanya menyelesaikan masalah yang berbeda.

Payment gateway cocok ketika bisnis membutuhkan proses pembayaran yang terstruktur, otomatis, dapat menangani berbagai metode pembayaran, dan mampu mendukung transaksi dalam jumlah besar.

WhatsApp Order cocok ketika pelanggan membutuhkan komunikasi, konsultasi, negosiasi, atau penyesuaian pesanan sebelum melakukan pembayaran.

Ringkasnya:

Payment Gateway
= Fokus pada pembayaran

WhatsApp Order
= Fokus pada komunikasi dan pemesanan

Untuk ecommerce dengan produk berharga tetap, payment gateway biasanya menjadi pilihan yang lebih efisien.

Untuk jasa, produk custom, dan penjualan B2B, WhatsApp Order dapat menjadi kanal yang sangat efektif.

Sementara itu, untuk bisnis yang memiliki kombinasi produk standar dan produk custom, pendekatan yang paling fleksibel adalah menggunakan keduanya.

Contohnya:

Produk Standard
→ Checkout
→ Payment Gateway

Produk Custom
→ WhatsApp
→ Konsultasi
→ Quotation
→ Payment Gateway

Pendekatan tersebut memberikan pilihan kepada pelanggan sesuai tingkat kebutuhannya.

Jadi, sebelum memasang payment gateway atau tombol WhatsApp pada website, lihat terlebih dahulu proses pembelian bisnis Anda.

Jika pelanggan sudah tahu apa yang ingin dibeli, buat proses pembayaran sesingkat mungkin.

Jika pelanggan masih perlu bertanya dan berdiskusi, berikan ruang untuk berbicara.

Website yang baik bukan hanya menawarkan banyak metode pembayaran, tetapi memberikan jalur pembelian yang paling sesuai dengan cara pelanggan mengambil keputusan.